Silo’s ‘afbreken’ door optimale cross-functionele besluitvorming?

De Foodbranche is dynamisch en de complexiteit neemt toe. Dat vraagt het uiterste van de wendbaarheid, het lerend vermogen en de productiviteit van bedrijven. Foodproducenten zijn veelal georganiseerd in stevige functionele eenheden. Dit werkt silo-denken en silo-gedrag in de hand. Kan betere cross-functionele besluitvorming de silo-barrières slechten en de wendbaarheid vergroten? 

Toenemende ketenintegratie, schaalvergroting en consolidatie. Transitie naar een duurzame, transparante voedselketen. Nieuwe spelers met nieuwe business modellen. Meer doen met meer data. Complexere klantwensen. Uitzonderingen die regel worden. Groei in niches en export. Zorg om voedselveiligheid. Exponentieel groeiende technologieën. Hybride consument. Toenemende regelgeving. Druk op efficiënte logistiek. Enzovoorts. De Foodsector is dynamisch en de complexiteit neemt verder toe.

Dat vraagt het uiterste van de wendbaarheid, het lerend vermogen en de productiviteit van bedrijven. Wat betekent dat voor de interne organisatie van Foodbedrijven?

Levensmiddelenproducenten zijn veelal heel klassiek georganiseerd met horizontale managementlagen en stevige functionele eenheden (verticale ‘silo’s’). Dat silo’s ontstaan is welhaast onvermijdelijk. Om een (grotere) organisatie te kunnen besturen wordt deze in stukjes gehakt: deze stukjes vervullen specifieke taken waar ze ook op beoordeeld worden.

Gespecialiseerde silo’s hebben ook grote voordelen. Het maximaliseert de deskundigheid op gebieden als manufacturing, quality, supply chain, sales, finance en purchase. Maar een silo-structuur, vooral silo-denken (silo-mindset) en silo-gedrag kan problemen veroorzaken. Silo’s beletten het optimaal stromen van kennis en informatie, het stimuleert suboptimalisatie en het hindert snelle en goede besluitvorming langs het klantproces over silo’s heen.

‘Organisatiesilo’s bron van alle kwaad?’

Organisatorische silo’s worden al sinds jaar en dag als de oorzaak van veel kwaad gezien. Wie op zoek gaat naar de oorzaak van hoge kosten, vertragingen bij projecten, foute besluiten, onduidelijke verantwoordelijkheden (grijze gebieden) en veel dagelijkse ergernis, stuit bijna altijd op een gebrek aan samenwerking tussen bedrijfsonderdelen. Informatie wordt niet gedeeld, de interesse voor het eigen onderdeel staat boven de interesse voor het bedrijf, en men spreekt elkaars taal niet. Silo-gedrag kan optreden tussen functionele afdelingen, maar ook tussen business-units en tussen onderdelen die verschillende producten maken.

Organisatie-adviseurs en managers zochten en zoeken de oplossing op het vraagstuk hoe silogedrag kan worden voorkomen vaak in het veranderen van de organisatiestructuur. Een functionele organisatie wordt veranderd in een product- of klantengerichte organisatie, of er wordt een projectorganisatie opgezet, waarin wisselende teams aan concrete opdrachten werken of er wordt gematrixed. Dergelijke organisatiewijzigingen zijn uiterst ingrijpend, vragen intern veel tijd en energie, het resultaat voldoet vaak niet aan de verwachtingen en niet zelden worden de oude silo’s vervangen door nieuwe silo’s (bijvoorbeeld rond producten of klanten: ja, ook klantenteams kunnen silo-gedrag vertonen). Kortom: silo-denken en silo-gedrag liggen op de loer bij elke organisatie ongeacht hoe de organisatie is ingedeeld.

‘Waar je knipt moet je plakken’

Om de ‘silo-barrières’ te slechten is het niet noodzakelijk om de silo’s (functionele eenheden, klantenteams, business units, …) zelf neer te halen, maar de problemen te elimineren die silo’s veroorzaken en silo-mentaliteit en silo-gedrag uit te bannen. Door de samenwerking, communicatie en de besluitvorming tussen de silo’s langs het klantproces te verbeteren. Door silo’s te verbinden. Waar je knipt moet je plakken.

En daaraan wil ik niet alleen in de praktijk (show-how), maar ook vanuit de wetenschap (know-how) een bijdrage leveren. Door nieuwe kennis te ontwikkelen met de focus op probleemoplossing en besluitvorming tussen ‘silo’s’.

Want ook de klassieke modellen van probleemoplossing en besluitvorming staan onder druk. Denken, doen en beslissen zijn daarin niet zelden gescheiden en besluitvorming verloopt te langzaam, te star, niet op de beste plaats, kortom niet optimaal. Met name in het dagelijks werk (‘de operatie’) is er behoefte aan manieren om praktisch en snel te handelen. Door denken en doen te koppelen, relevante stakeholders te betrekken en door het besluitvormingsproces meer dynamisch en incrementeel te laten verlopen. Met ruimte voor leren. En aandacht voor de invloeden van de omgeving (‘context is king’), de effecten van groepsprocessen, de denkfouten, heuristieken, vooroordelen van individuele medewerkers enzovoorts.

Praktisch relevant onderzoek

Het belang van wendbaarheid (snelheid, flexibiliteit), de noodzaak om silo-gedrag te elimineren en de behoefte aan kwalitatieve besluitvorming is onmiskenbaar. Besluitvorming waar het belang van de gehele organisatie centraal staat en niet van één afdeling of discipline (daarover, en de rol van KPI’s in een volgend bericht meer).

Daarom is het thema van mijn promotieonderzoek:

Hoe kan een foodbedrijf met sterke functionele delen (silo’s) haar cross-functionele besluitvorming aanpassen, zodat de kwaliteit van besluiten toeneemt, het besluitvormingsproces flexibeler verloopt en de wendbaarheid wordt vergroot?

Nieuwsgierig?

Geïnteresseerd in kwalitatief betere en snellere besluitvorming langs het klantproces (en de vele voordelen die dit biedt)? En benieuwd hoe dit onderzoek kan bijdragen aan het optimaliseren van multidisciplinaire besluitvorming in uw organisatie? Aarzel niet om contact op te nemen voor een vrijblijvende en persoonlijke toelichting!