Geheugensteuntjes voor effectieve communicatie

Misschien wel het moeilijkste wat er is: doeltreffend communiceren. Begrijpen wat de ander bedoelt, is al lastig genoeg. En dan hebben we het nog niet over het duidelijk maken aan een ander wat je zelf bedoelt. Of het feit dat je ook communiceert als je niets zegt. Harder praten of gaan psychologiseren helpt niet. Deze ezelsbruggetjes allicht wel:

1. Gebruik LSD – Luisteren, Samenvatten (=checken) en Doorvragen Hiermee kom je beter tot de kern van het verhaal van de ander en voorkom je verkeerde conclusies. Luister goed naar wat de ander zegt (en wellicht niet zegt) en vat het verhaal vervolgens kort samen. Laat de ander reageren op wat jij gezegd hebt. Vraag door als iets onduidelijk is. Stel open vragen, zodat er ruimte ontstaat voor nieuwe inzichten.

2. Neem ANNA mee – Altijd Navragen, Nooit (zomaar) Aannemen Dit gaat maar al te vaak mis in de communicatie. Neem niet zomaar aan dat je begrijpt wat iemand bedoelt. Vraag altijd even na of het klopt. De samenvatting uit de LSD helpt daarbij.

3. Smeer NIVEA – Niet Invullen (denken en voelen) Voor Een Ander Vergelijkbaar met ANNA. Simpelweg omdat het één van de grootste valkuilen is in de communicatie. En omdat het best moeilijk kan zijn om je mond te houden, je mening uit te stellen en blanco te luisteren. Maar niemand kan gedachten lezen, dus mocht je ANNA zijn vergeten, pak dan gauw de NIVEA erbij en gebruik meer LSD.

4. Doe als een KOE – Kaken Op Elkaar Praten, dat is iets wat de meesten graag doen. Stil zijn is dan ook niet altijd even gemakkelijk. Zeker als de ander even niets zegt, is de neiging om te praten groot. Door even te wachten voor je reageert, geef je de ander echter de kans om na te denken en nog iets te zeggen. Of kan iemand wat jij vertelt echt tot zich laten doordringen (en andersom). Vooral als je tijdens een gesprek verschillende standpunten hebt en het op een conflict kan uitlopen: houdt je kaken op elkaar en luister naar wat de ander te zeggen heeft. Als jij luistert wordt er ook eerder naar jouw standpunt geluisterd.

5. Wees een OEN – Open, Eerlijk en Nieuwsgierig Sta open voor de ander en wees oprecht nieuwsgierig naar wat diegene te zeggen heeft. Door eerlijk te zijn bereik je eerder vertrouwen en uit interesse luisteren en vragen stellen geeft een andere dynamiek dan wanneer je vragen stelt waarin je mening doorklinkt.

6. Laat OMA (wat vaker) thuis – Oordelen, Meningen en Adviezen Oma’s wijsheden, daar heb je vaak wat aan, maar nu even niet. Je gesprekspartner zit namelijk niet altijd op OMA te wachten. Ook al zijn je adviezen nog zo goed bedoeld, luisteren is het belangrijkste communicatiemiddel (je hebt niet voor niets twee oren en één mond). En als je bezig bent een advies te maken in je hoofd, belemmer je jezelf om echt te luisteren. En die goede intentie van jou komt niet altijd zo over bij de ander.

7. Maak je niet DIK – Denken In Kwaliteiten Kwaliteiten moeten niet alleen benut worden, maar ook benoemd. Leg niet alle aandacht bij wat er fout is gegaan of wat je irriteert, maar zorg dat je ook aandacht geeft aan datgene wat goed ging en wat je als positief ervaart. Sta ervoor open dat de ander anders is en ontdek iemands kwaliteiten.

8. KISS me – Keep It Short and Simple Hoe bondiger de boodschap hoe duidelijker deze overkomt bij de ander.

9. Ben SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden Maak geen vage afspraken. Deze zijn lastig na te komen en te evalueren. De waarde van het gesprek degradeert. Een afspraak is pas een afspraak als hij SMART is. Pas als je Specifiek kunt benoemen wat er is afgesproken, als je Meetbaar hebt omschreven wanneer het doel is gehaald, iedereen het Acceptabel vindt en er ook achter staat, je zeker weet dat het doel Realistisch is en geen wonderen vereist en er een duidelijk Tijdgebonden eindmoment is vastgesteld, dan heb je een afspraak die gaat werken. Zo niet ga je ten onder in interpretatieverschillen, afschuivingen en weggevallen eigenaarschap.

10. Raak de KLUTS niet kwijt – Kijken, Luisteren, (Uit)vragen, Toetsen en Samenvatten Kijk en observeer eerst wat er is, luister dan naar de ander, stel vragen om het te verduidelijken. Toets vervolgens of wat je denkt ook klopt en vat het vervolgens samen.