U verwacht een Getting Things Done mentaliteit van uw medewerkers, maar u heeft het boek van David Allen niet gelezen? Dinqum selecteerde enkele belangrijke elementen uit zijn boek zodat uzelf niet meer wakker hoeft te liggen van wat u allemaal nog moet doen.
Volgens Allen is het vermogen om productief te zijn rechtevenredig aan het vermogen om te ontspannen. Alleen als uw hoofd leeg is en uw ideeën georganiseerd zijn kunt u productief zijn zonder stress, uw creativiteit laten werken en is uitstelgedrag verleden tijd.
Volgens de methode wordt veel tijd verspild met het kiezen wat de 'next action' is, en aan het zich zorgen maken dat men iets vergeet. Kern van zijn methode is het opschrijven van taken op de juiste plek en het hanteren van verschillende ‘to-do’ lijsten, zowel met privé als zakelijke dingen en van direct uitvoerbare zaken tot dingen voor later.
Concreet:
• Er is altijd een ‘next action’ en u houdt een ‘next action’ lijst bij waarop precies staat wat u moet doen
• U plaatst alles meteen op een lijst. Dat wil niet zeggen dat u het meteen moet doen, u moet alleen meteen besluiten of u er iets mee gaat doen (zo niet, delete of opslaan in een archief) en besluiten wat de volgende actie is. Alle acties die minder dan 2 minuten duren doet u meteen (2 minuten is een vuistregel, Dinqum vindt een 5 minuten regel prettig)
• U hanteert meerdere lijsten: voor werk en privé, voor korte termijn en langere termijn (vandaag, deze week, deze maand enz.) en u maakt onderscheid in taken die u met de computer moet doen, met de telefoon of bijvoorbeeld onderweg kunt afhandelen, zodat u op elk moment de juiste lijst kunt bekijken en op dode momenten ook nog iets kunt doen
• Taken ofwel ‘next actions’ zijn altijd concreet. Dus niet ‘telemarketingcampagne opstarten’, maar ‘3 call centers bellen voor een telemarketingvoorstel’. Niet ‘auto moet onderhoudsbeurt krijgen’, maar ‘garage bellen op 0412-123456 voor afspraak’
• U haalt alles meteen uit uw fysieke en digitale inbox (postbakje, voicemail, e-mail, Linkedin enz.) en slaat het op
• U legt een ’someday maybe’ lijst aan voor alle goede plannen die u hebt, maar nu even niet uitvoerbaar zijn of uitkomen. Op die manier haalt u ze uit uw hoofd, maar vergeet u ze niet. Belangrijk, want alles dat in uw hoofd zit, blijft knagen en werkt contraproductief
• Bij het verzenden van mail vragen of de mail in een Waiting folder moet worden opgeslagen in plaats van Sent items. Zodoende kunt u eenvoudig bijhouden bij welke mail u nog op antwoord wacht, wie u herinneringen moet versturen enzovoort (kan in Outlook via Extra dan Regels en Waarschuwingen en vervolgens Nieuwe Regel). Allen is overigens gek op geautomatiseerde hulpmiddelen
• Verder raadt Allen u aan altijd een notitieboekje of iets dergelijks bij de hand te hebben.
Het is misschien even slikken, als u de lijsten met alle denkbare taken af heeft en ziet hoeveel dingen er op uw bordje liggen. Maar het is voor velen een manier om rust te creëren in uw hoofd en om prioriteiten te stellen.