Delegeren houdt altijd een klein risico in; je moet leven met de consequenties van de beslissingen van iemand anders. Onderneem de volgende stappen om uzelf gerust te stellen en de kansen van die persoon op succesvol functioneren te vergroten.
-
Maak duidelijk wat u wilt delegeren. Beschrijf in ondubbelzinnige termen welk werk u wilt dat de ander uitvoert; leg ook uit wat u niet wilt dat die persoon doet.
-
Kies de juiste persoon. Bedenk welk vaardigheden en kennis iemand volgens u moet hebben om de taak met succes uit te voeren en delegeer de taak niet aan iemand die deze vaardigheden en kennis niet bezit.
-
Voer de delegatie correct uit. Leg uit welk werk er moet worden gedaan, hoeveel inzet u van iemand verwacht en per welke datum het werk klaar moet zijn.
-
Controleer de uitvoering. Stel tussentijdse, duidelijke controlepunten op aan de hand waarvan u het functioneren controleert.
Delegeren hoeft geen alles-of-nietsvoorstel te zijn waarbij u zelf de beslissing neemt of uw handen er helemaal van aftrekt. Bekijk de volgende zes gradaties van delegeren (het belangrijkste verschil is de mate van controle, voordat actie wordt ondernomen):
-
'Zorg dat je op de hoogte bent: ga op zoek naar de feiten en breng die naar me toe voor verdere actie'
-
'Laat me zien hoe we dit gaan doen: bedenk alternatieve acties die we kunnen ondernemen, gebaseerd op de feiten die je hebt verzameld'
-
'Ga wanneer ik zeg dat je moet gaan: bereid je erop voor om een of meer van de door jou voorgestelde acties uit te voeren, maar doe niets tot ik het zeg'
-
'Ga, tenzij ik zeg dat je niet moet gaan: vertel me wat jij vindt dat we moeten doen en wanneer; onderneem de benodigde acties, tenzij ik zeg dat je iets anders moet doen'
-
'Hoe ging het? Analyseer de situatie, ontwikkel een actieplan, onderneem actie en laat me weten hoe het ging'
-
Ga maar! Hier is een situatie; handel die af. Ik wil er niets meer over horen'